【現役SEが教える】残業を減らすテクニック3選
こんにちは。じゅんたろうです。
皆さんは残業に追われて、辛い・仕事したくない・予定が組めないなど悩んでいますでしょうか。
私は絶賛悩み中ですし、ずっと悩み続けてきました。
今回は残業についてずっと悩み続けている私が、これは残業削減に効果があったテクニックを3つご紹介したいと思います。
- 残業削減テクニックその1 ToDoリストに優先順位をつける
- 残業削減テクニックその2 100%の出来は狙わない
- 残業削減テクニックその3 作業開始前と作業開始して概要が固まった時点で成果物のイメージを依頼者とすり合わせる
- 残業削減テクニック裏技 依頼を無視する
残業削減テクニックその1 ToDoリストに優先順位をつける
これは有名な話ですが、意外とできていないことが多々あるので、実行しようと意識をしてみてください。
実践できていない方に多いのが、
優先順位を無視して、手を付けやすい簡単な作業・すぐに完了できそうな作業を先に行ってしまうことがあげられます。
お気持ちはものすごく分かるのですが、一番重要な作業は一番最初に終わらせるべきです。
結局後から、重要で優先度が高い作業を実施しなくてはならなくなるので、
取り組みやすさで作業する順番を決めるのではなく、納期が近い・終わらないと他の作業に影響が出てしまう作業など重要度が高い作業から取り組むことをお勧めします。
これがどのように残業削減に効果的かというと、
優先度が高い作業が完了していれば、意外とそれ以外の作業は締め切りを守らなくても何とかなります笑
もしくは、極論やらなくても乗り切れたりします笑
そんなことして怒られないの？と疑問に感じる方もいらっしゃると思いますが、
実際にこのような事態に私は複数回直面しています。
一生懸命全ての作業を全て納期に間に合わせたにもかかわらず、その半分程度の作業はあまりお客様に利用されなかったり、ひどい場合は頼んだことさえ忘れている上司やお客様もおります。
つまり、「後で必要になるかもしれないから一応頼んでおこう」・「何となく必要な気がするから依頼しておこう」のような必要性があいまいな状況で、仕事を頼んでいる実態があるのです。
こんな必要性が曖昧な作業に時間を割いて、残業するなんて馬鹿らしいですよね！
重要性が高いのものを終わらせて、残った作業を見渡して必要性がそこまで感じられないものは、お客様や上司に確認してみましょう。
明確に必要な理由を答えられなかったら、後回しにして、うやむやにしてしまうのが得策です！
そうすることによって、作業量が減少するので、残業しなくても定時までに完了できる確率が上がると思います。
「作業に疑問を持ったら、依頼者に必要性を確認、曖昧な返事だったら後回しにする」を実践して作業量を減らしてしまいましょう！
残業削減テクニックその2 100%の出来は狙わない
こちらも残業削減に有効なテクニックです。
依頼された資料や、仕事の100%の出来を狙おうとすると、凝ろうと思えばいくらでも凝る場所が見つかってきます。
残業が多い人には一定数、必要以上に凝りすぎて時間をかけてしまっている方がいます。
もちろん、より良い資料やよい仕事をしようとする姿勢は素晴らしいのですが、
仕事に納期はつきものなので、無限には時間を利用することはできません。
ですので、お客様や上司など依頼者の期待値を少し上回る程度で十分なのです。
(期待値が高すぎると、作業時間はどうしてものびるのですが。。)
ターゲットは合格点のちょっと上です。そうすることで、100%の出来を狙った場合より作業量が削減できますので、試してみてくださいね！
残業削減テクニックその3 作業開始前と作業開始して概要が固まった時点で成果物のイメージを依頼者とすり合わせる
残業の原因で多いのが手戻りが発生していることが挙げられます。
一生懸命やったのに、やり直しになったら悲しいですし、精神的なダメージは大きいですよね。何より時間を消費してしまいます。。
そうならないためにも、最終的な成果物のイメージは作業開始前と作業を開始して全体像を作った時点で依頼者に確認するようにしましょう。
なぜ、作業前と作業開始後全体像を作成した後かというと、
作業前に成果物のイメージのすり合わせを行っておかないと、全体像の理解や最終的な成果物のイメージが出来ないからです。
作業開始後全体像を作成した後にすり合わせを行う意図としては、作業の方向性が依頼者の認識とあっているか、確認するためです。
また、作業してみて見える課題もあるとおもいますので、その部分の共有を依頼者へ行い、早い段階で方向性の修正を行うことで手戻りが減らせます。
私の経験で恐縮ですが、手戻りほど精神的に大きな負荷がのしかかる事態はありません。「やり直し」という言葉はビジネスシーンの中で私の最も嫌いな言葉No1です笑
自分起因なら仕方ないと割り切れますが、周囲の影響によって手戻りが発生したら割り切るのは難しいですよね。。
そうならないためにも、自分の身は自分で守るという思いをもって、行動してみてください。
そうすればレスポンスも早くなりますし、理解があいまいなまま作業し続けることも減り、最終的に依頼者も作業者もお互いに幸せな環境で仕事ができると思います！
残業削減テクニック裏技 依頼を無視する
最後に残業を減らす裏技を紹介しておきます。これはうまく扱わないともめたり、信用を失ったりする可能性がありますので、ここぞというときに使ってください！
まず依頼する側のマナーをお話しておきますと、
終わらせてほしい期限の前日より前に依頼すること、当日依頼はその日に終わる量に限定してお願いすることだと私は考えています。
しかし、そんな考えが通用しない依頼者は一定数います。
金曜日の夕方に仕事を依頼してきて今日中にお願いね！みたいなことをさらっといってくる依頼者が存在するのです。
私はそんな乱暴な依頼は、無視しても問題ないと思います。
そもそもそのような時間に依頼するのがおかしいのですから、週末はゆっくりして
次週の月曜日に着手すればよいのです。
そこでなんやかんや言われたとしても、「非常識な依頼だった」のワードで押し切ってしまいましょう！
(もちろん自分のミスで作業が発生した場合は、素直に受け止めて作業する必要がありますが。)
そんなことしたら、評価が下がってしまうのではないか、お客様や上司から怒られるのではないかと心配する気持ちもよく分かります。
しかし、通常の仕事でも耐え忍んでいるのに、そこにさらに理不尽なことまで我慢していたら、いつかは心が壊れるか、転職するかのどっちかに着地するような気がします。
ですので、自分の心に素直になって戦うのもありかと思います。
仮に、評価が下がったり、上司やお客様との人間関係が悪化した場合は、
その程度の良し悪しも判断できない方たちなので、特に関係を維持する価値のない人たちと縁が切れたと考え、気にする必要はありません。
必要以上に我慢する必要はないので、自分のできる範囲で対応を行う、それ以上の理不尽なことに対しては適当に流して、後々何か言われたら、自分の思いを吐き出してみて下さい。
いつも理不尽な仕事を引き受けていると、あの人に頼めばいつでもやってくれると思われてしまいます。
弱いものいじめと完全に一緒というつもりはないかもしれませんが、たまには無理ですときっぱり断ることで、より考えて依頼してくれるようになります。
以上が、残業削減のテクニック3選でした。(プラス裏技)
少しでも皆さんのお役に立てたらとてもうれしいです！
